Google hiện tại liên tục cập nhật những tính năng mới trên Google Workspace để mang lại trải nghiệm làm việc hiệu quả hơn cho doanh nghiệp. Mới đây một ứng dụng đáng chú ý tới đó là Google Workspace Flows – Giải pháp tự động hóa tăng hiệu suất công việc. Nó là một công cụ của trí tuệ nhân tạo (AI), giúp đơn giản hóa các quy trình công việc phức tạp và tiết kiệm thời gian cho người dùng. Qua bài viết bên dưới ADTIMIN sẽ giải thích đến cho các bạn biết rõ hơn về ứng dụng của giải pháp Google Workspace Flows. Cùng tìm hiểu nhé!
Google Workspace Flows là gì?
Google Workspace Flows là một công cụ tự động hóa cho phép người dùng tạo ra các quy trình làm việc (workflows) để tự động hóa các tác vụ trong Google Workspace. Nó được thiết kế để giải quyết các công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian như theo dõi phê duyệt, cập nhật bảng tính thủ công hay tìm kiếm thông tin trong tài liệu.
Điểm khác biệt lớn Google Workspace Flows nó cho phép bạn kết nối các ứng dụng Workspace khác nhau, chẳng hạn như Gmail, Google Docs, Google Sheets và Google Drive, và thiết lập các quy tắc để các ứng dụng này hoạt động cùng nhau một cách tự động.
Tính năng chính của Google Workspace Flows
Tự động hóa bằng ngôn ngữ tự nhiên
Google sẽ cho phép người dùng mô tả quy trình công việc mong muốn bằng ngôn ngữ đơn giản
Ví dụ: Người dùng chỉ cần mô tả yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên, chẳng hạn “Tạo báo cáo từ phản hồi khách hàng,” Flows sẽ dùng Gems – các phiên bản tùy chỉnh của Gemini – để thiết kế luồng công việc logic.
Tự động hóa tác vụ giữa các ứng dụng Google Workspace
Google Workspace Flows có thể:
- Xử lý hỗ trợ khách hàng: Phân tích biểu mẫu, xác định vấn đề, nghiên cứu giải pháp, soạn phản hồi, rồi gửi nhóm hỗ trợ phê duyệt.
- Kiểm tra nội dung: Đối chiếu văn bản tiếp thị với giọng điệu thương hiệu hoặc xem xét tài liệu chính sách trước khi phê duyệt.
- Sắp xếp thông minh: Phân loại vé hỗ trợ theo mức độ ưu tiên dựa trên ngữ cảnh từ Google Drive.
Chẳng hạn, khi xử lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng, Google Flows có thể tham khảo các tài liệu liên quan trên Drive, xác định vấn đề, đề xuất giải pháp, soạn thảo phản hồi, và gửi thông báo cho đội ngũ hỗ trợ để phê duyệt.
Ngoài ra Bạn có thể thiết lập Google Flows để tự động tạo sự kiện trên Google Calendar từ email trong Gmail, hoặc cập nhật dữ liệu trên Google Sheets khi có thay đổi trong Google Docs.
Tích hợp với ứng dụng bên ngoài ( thứ 3 )
Google đang hợp tác với các đối tác để tích hợp Workspace Flows với các ứng dụng bên ngoài Google Workspace, như phần mềm quản lý dự án hoặc hệ thống CRM. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình làm việc liên ứng dụng, tối ưu hóa hiệu suất trên nhiều nền tảng.
Trong lĩnh vực nhân sự, nó có thể được sử dụng để tự động hóa quy trình giới thiệu nhân viên mới hoặc quản lý các yêu cầu nghỉ phép.
Trong lĩnh vực giáo dục, Flows có thể được sử dụng để tự động hóa việc chấm điểm bài tập hoặc gửi thông báo cho sinh viên. Về cơ bản, bất kỳ ai sử dụng Google Workspace và muốn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại đều có thể hưởng lợi từ Flows.
Dễ dàng triển khai và sử dụng
Google thiết kế Workspace Flows với giao diện thân thiện, phù hợp cho cả những người không có chuyên môn kỹ thuật. Công cụ này giảm thiểu sự phức tạp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng tự động hóa mà không cần đầu tư lớn vào đào tạo hay cơ sở hạ tầng.
Những lợi ích của Google Workspace Flows mang lại
Google Workspace Flows mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp và người dùng cá nhân:
- Tiết kiệm thời gian: Các tác vụ thủ công như theo dõi phê duyệt, cập nhật dữ liệu, hay tìm kiếm thông tin được tự động hóa, giúp đội ngũ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
- Tăng độ chính xác: Nhờ AI và khả năng tham chiếu ngữ cảnh từ Google Drive, Flows giảm thiểu sai sót trong các quy trình phức tạp.
- Cá nhân hóa quy trình: Với Gems, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể, từ quản lý nội dung đến hỗ trợ khách hàng.
- Khả năng mở rộng: Workspace Flows không chỉ giới hạn trong Google Workspace mà còn có tiềm năng tích hợp với các hệ thống bên ngoài, phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô.
- Bảo mật và riêng tư: Google cam kết rằng dữ liệu người dùng được xử lý an toàn, không sử dụng để đào tạo mô hình AI bên ngoài mà không có sự cho phép, đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật như GDPR.
Ứng dụng thực tế của Google Workspace Flows
Google Workspace Flows là một công cụ mạnh mẽ có khả năng thay đổi cách chúng ta làm việc.
Google đã trình diễn một số ví dụ thực tế về cách Flows hoạt động. Trong một kịch bản hỗ trợ khách hàng, khi biểu mẫu yêu cầu được gửi đến, Flows sẽ tự động:
- Phân tích nội dung biểu mẫu để xác định vấn đề.
- Tìm kiếm các tài liệu liên quan trên Google Drive để đề xuất giải pháp.
- Soạn thảo email trả lời chuyên nghiệp.
- Gửi thông báo đến đội ngũ hỗ trợ để xem xét và phê duyệt trước khi gửi đi.
Trong một ví dụ khác, Flows có thể tự động hóa quy trình phê duyệt nội dung tiếp thị bằng cách kiểm tra tính nhất quán với hướng dẫn thương hiệu, gửi thông báo đến các bên liên quan, và cập nhật trạng thái trên Google Sheets.
Kết luận
Với khả năng tự động hóa thông minh các quy trình phức tạp thông qua các tác nhân AI tùy chỉnh, Flows hứa hẹn sẽ mang lại sự đột phá về hiệu quả và năng suất cho người dùng Google Workspace trong tương lai không xa.