Để hạn chế tình trạng chỉnh sửa tập tin khi chúng ta chia sẻ trên Google Drive, Thì Google có cập nhật tính năng Khóa File và từng sheet trong Google Drive. Khi bật chế độ khóa file trên Google Drive, đặc biệt là tập tin tài liệu thì đối phương không thể chỉnh sửa tài liệu hoặc bình luận vào tập tin được nữa, trừ khi bạn mở khóa. Tuy nhiên sẽ có nhiều bạn chưa biết cách khóa như thế nào thì hãy đọc hết bài viết hôm nay Adtimin sẽ hướng dẫn các bạn khóa bảo mật File và từng sheet trong Google Drive an toàn.
Vì sao nên thực hiện bảo mật Google Drive
Bảo mật Google Drive rất quan trọng để bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin doanh nghiệp của bạn. Sự bảo mật và kiểm soát dữ liệu trở nên cực kỳ quan trọng, điều này luôn quan trọng với các tệp được sử dụng chung nhiều người trong môi trường làm việc nhóm.
Việc Bảo vệ tài khoản và các tệp trên Google Drive giúp bạn ngăn chặn mất tệp hoặc truy cập trái phép, tránh virus lây lan thông qua các tệp với nguy cơ cao bị tải xuống hoặc chia sẻ.
Lợi ích của việc khóa bảo mật File và từng sheet Google Drive
- Bảo mật dữ liệu: Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc khóa sheet là bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn. Ngăn người khác thay đổi hoặc xem thông tin trên sheet, đặc biệt là khi bạn chia sẻ sheet với nhiều người.
- Tránh lỗi sửa đổi không cần thiết: Việc khóa sheet giúp ngăn những sửa đổi không cần thiết hoặc không được phép từ các thành viên trong nhóm. Điều này đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu.
- Kiểm soát quyền truy cập: Bạn có thể xác định rõ quyền truy cập của mỗi người dùng đối với sheet khóa. Bạn có thể cho phép họ chỉ xem, không cho phép chỉnh sửa hoặc thậm chí không cho phép xem dữ liệu nếu cần.
- Bảo vệ các công thức và cấu trúc: Khi bạn khóa sheet, bạn có thể bảo vệ các công thức và cấu trúc của bảng tính khỏi sửa đổi hoặc xóa bỏ. Điều này đảm bảo tính đúng đắn của các phép tính và giúp tránh lỗi ngẫu nhiên.
- Điều chỉnh quyền theo nhu cầu: Bạn có thể thay đổi quyền truy cập và mức độ khóa sheet theo nhu cầu. Điều này cho phép bạn duyệt xem và chỉnh sửa sheet một cách linh hoạt, tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể của dự án hoặc công việc.
- Giới thiệu thông tin nhạy cảm: Nếu bạn có thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng, việc khóa sheet là một biện pháp bảo mật đáng tin cậy để bảo vệ chúng khỏi truy cập trái phép hoặc sửa đổi.
Dưới đây là cách Hướng dẫn khóa bảo mật File và từng sheet trong Google Drive an toàn cho bạn
Hướng dẫn khóa bảo mật File và từng sheet trong Google Drive an toàn
Việc khóa bảo mật File và từng sheet trong Google Drive là một cách quan trọng để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán của file làm việc, đặc biệt trong môi trường làm việc đòi hỏi sự bảo mật và quản lý dữ liệu.
Cách khóa file trong Google Drive
Khi bật chế độ khóa file trên Google Drive, đặc biệt là tập tin tài liệu thì đối phương không thể chỉnh sửa tài liệu hoặc bình luận vào tập tin được nữa, trừ khi bạn mở khóa.
Bước 1: Tại giao diện các tập tin lưu trữ trong Google Drive, bạn tìm tới tập tin muốn khóa sau đó nhấn chuột phải vào tập tin đó rồi chọn “Thông tin về tệp” trong danh sách hiển thị.
Bước 2: Lúc này người dùng sẽ nhìn thấy các tùy chọn cho tập tin, bạn nhấn vào ” Khóa “ để khóa tập tin này lại.
Bước 3: Khi đó Google Drive sẽ thông báo tới bạn nếu khóa tập tin này lại thì người khác không thể chỉnh sửa và nhận xét được nội dung. Nếu đồng ý thì bạn nhấn vào Khóa ở bên dưới để tiếp tục.
Bây giờ bạn chia sẻ tập tin này cho người khác và sẽ thấy biểu tượng ổ khóa tại tên của tập tin như hình dưới đây.
Bước 4: Để mở khóa tập tin trên Google Drive, bạn nhấn lại chuột phải vào tập tin đã khóa đó sau rồi chọn Thông tin về tệp rồi chọn Mở khóa. Như vậy người nhận được link chia sẻ tập tin có thể chỉnh sửa và nhận xét vào tập tin này nếu cần.
Cách khóa sheet trong Google Sheets
Khóa sheet trong Google Sheets là một biện pháp quan trọng để bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo tính bảo mật của dự án hoặc công việc của bạn.
Khóa một hoặc nhiều ô trong một Sheet
Bước 1: Chọn các Ô mà bạn cần khóa.
Bước 2: Click chuột vào thẻ Dữ liệu → Chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.
Bước 3: Nhập Mô tả của bạn → Nhấn Đặt quyền.
Bước 4: Tích chọn vào mục Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vị này → Chọn Chỉ bạn → Nhấn Đã xong để hoàn tất thao tác.
Đây là kết quả khi người khác muốn chỉnh sửa dải ô mà bạn đã khóa.
Khóa bảo mật toàn bộ trang tính (Sheet)
Bước 1: Click chuột vào thẻ Dữ liệu → Chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.
Bước 2: Nhập Mô tả của bạn → Chuyển qua thẻ Trang tính → Chọn Trang tính mà bạn cần khóa → Nhấn Đặt quyền.
Bước 3: Tích chọn vào mục Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này → Chọn Tùy chỉnh → Bạn có thể cấp phép thêm Địa chỉ email khác có quyền chỉnh sửa nội dung mà bạn đã khóa → Nhấn Đã xong để hoàn tất thao tác.
Vậy là bạn đã thực hiện xong thao tác khóa sheet trong Google Sheets một cách nhanh chóng
Trên đây Adtimin đã Hướng dẫn khóa bảo mật File và từng sheet trong Google Drive an toàn cho bạn, cách này rất hữu ích lại không khó để thực hiện .Chỉ với những thao tác đơn giản, bạn đã có thể thực hiện thành công cách tăng cường bảo mật File trên Google Drive. Chúc các bạn thành công nhé.
Liên hệ đăng ký và hỗ trợ sử dụng Google Workspace cho doanh nghiệp tại Adtimin để sử dụng các tính năng bảo mật an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp, đồng thời cộng tác hiệu quả với mọi người xung quanh bằng các giải pháp số hóa mới nhất nhé.