Mẹo chia sẻ

Email Doanh Nghiệp Là Gì? Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Có Email Riêng?

Đăng vào bởi adtimin

Trong kỷ nguyên số, email là công cụ giao tiếp thiết yếu cho cá nhân và tổ chức. Nhưng đối với doanh nghiệp, việc sử dụng email doanh nghiệp lại không chỉ đơn thuần là gửi nhận thư điện tử. Đây là một phần quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, bảo mật thông tin và nâng cao hiệu quả làm việc.

1. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là địa chỉ email được tạo ra và sử dụng riêng cho công ty, tổ chức dựa trên tên miền riêng của doanh nghiệp (ví dụ: [email protected]). Khác với các địa chỉ email miễn phí như Gmail, Yahoo, Hotmail…, email doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp, đáng tin cậy và giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hệ thống email nội bộ.

Ví dụ:

Việc sở hữu một địa chỉ email doanh nghiệp giúp khách hàng, đối tác dễ dàng nhận diện thương hiệu, tạo sự tin tưởng khi liên hệ công việc.

2. Lợi ích khi sử dụng email doanh nghiệp

2.1. Tăng độ chuyên nghiệp và uy tín thương hiệu

Khi gửi email với tên miền riêng, doanh nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác. Email có tên miền công ty thay vì dùng gmail.com hoặc yahoo.com sẽ khiến người nhận tin tưởng hơn.

2.2. Kiểm soát và quản lý dễ dàng

Doanh nghiệp có thể tạo nhiều tài khoản email cho từng nhân viên hoặc phòng ban theo quy mô và nhu cầu sử dụng. Điều này giúp dễ dàng quản lý và phân quyền truy cập thông tin.

2.3. Tính bảo mật cao

Email doanh nghiệp thường đi kèm với các giải pháp bảo mật chuyên nghiệp, chống spam, mã hóa dữ liệu, giúp tránh các nguy cơ bị tấn công mạng, mất thông tin quan trọng.

2.4. Tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ làm việc

Nhiều dịch vụ email doanh nghiệp như Google Workspace hay Microsoft 365 không chỉ cung cấp email mà còn tích hợp các ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm, lưu trữ, họp trực tuyến,… giúp tối ưu hiệu suất làm việc.

2.5. Dễ dàng mở rộng và đồng bộ

Email doanh nghiệp cho phép đồng bộ trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, tablet), dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển mà không lo gián đoạn hoạt động.

3. Các loại email doanh nghiệp phổ biến hiện nay

3.1. Email theo tên miền Google Workspace (G Suite)

Google Workspace là dịch vụ email doanh nghiệp hàng đầu hiện nay với giao diện thân thiện, dung lượng lớn, độ bảo mật cao và tích hợp đầy đủ công cụ làm việc như Google Drive, Google Meet, Google Docs,…

3.2. Email Microsoft 365 (Outlook)

Microsoft 365 cung cấp email doanh nghiệp kèm theo bộ Office Online, OneDrive, Teams,… rất phổ biến trong các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là các công ty sử dụng nhiều ứng dụng của Microsoft.

3.3. Email theo tên miền riêng khác

Ngoài Google và Microsoft, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các dịch vụ email chuyên dụng của các nhà cung cấp Việt Nam hoặc quốc tế như Zimbra, Zoho Mail, FastMail, hoặc tự xây dựng hệ thống email riêng.

4. Cách tạo email doanh nghiệp

Bước 1: Đăng ký tên miền riêng

Tên miền chính là phần đuôi sau dấu “@” trong địa chỉ email. Bạn có thể mua tên miền tại các nhà cung cấp uy tín như GoDaddy, Mắt Bão, PA Việt Nam,…

Bước 2: Chọn nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp

Phổ biến nhất hiện nay là Google Workspace hoặc Microsoft 365. Bạn cần đăng ký tài khoản và chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng.

Bước 3: Thiết lập cấu hình DNS

Sau khi mua tên miền, bạn cần cấu hình bản ghi MX để trỏ email về máy chủ dịch vụ email bạn chọn (Google, Microsoft,…). Đây là bước kỹ thuật quan trọng để đảm bảo email hoạt động.

Bước 4: Tạo tài khoản email cho nhân viên

Người quản trị hệ thống sẽ tạo từng tài khoản email cho các thành viên trong công ty dựa trên tên miền riêng.

Bước 5: Cài đặt và sử dụng

Nhân viên có thể đăng nhập email qua web hoặc cấu hình trên các phần mềm quản lý mail như Outlook, Gmail app trên điện thoại.

5. Chi phí sử dụng email doanh nghiệp

Chi phí tạo và duy trì email doanh nghiệp phụ thuộc vào dịch vụ và số lượng tài khoản:

Nhà cung cấp Giá tham khảo (VNĐ/người/tháng) Dung lượng lưu trữ Tính năng nổi bật
Google Workspace 72.000 – 216.000 30GB – 5TB Gmail tên miền riêng, Drive, Meet,…
Microsoft 365 80.000 – 200.000 50GB – 1TB Outlook, OneDrive, Teams, Office Online
Zoho Mail Từ miễn phí đến vài chục USD 5GB – 100GB Email riêng, bảo mật, dễ dùng

6. Lưu ý khi sử dụng email doanh nghiệp

  • Đặt mật khẩu mạnh, kích hoạt xác thực 2 bước (2FA) để bảo vệ tài khoản.

  • Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát thông tin.

  • Phân quyền truy cập rõ ràng trong tổ chức để đảm bảo an toàn dữ liệu.

  • Định kỳ kiểm tra và cập nhật bảo mật để tránh lỗ hổng.

  • Sử dụng email doanh nghiệp đồng bộ trên nhiều thiết bị để linh hoạt làm việc.

7. Vì sao nên chọn dịch vụ email doanh nghiệp từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp?

Việc triển khai email doanh nghiệp có thể gặp các khó khăn như:

  • Cấu hình DNS phức tạp

  • Xác minh tên miền, bảo mật

  • Cần hỗ trợ kỹ thuật khi có sự cố

  • Quản lý số lượng lớn tài khoản

Do đó, bạn nên lựa chọn nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai email doanh nghiệp chuyên nghiệp như Adtimin để được:

  • Tư vấn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp

  • Hỗ trợ cài đặt, cấu hình nhanh chóng, chuẩn xác

  • Đào tạo sử dụng và quản trị hệ thống email

  • Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật 24/7

8. Tổng kết

Email doanh nghiệp không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là bộ mặt đại diện cho thương hiệu, là công cụ tăng hiệu quả làm việc và bảo mật thông tin quan trọng. Đầu tư vào email doanh nghiệp chuyên nghiệp là bước đi cần thiết để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Bạn đã sẵn sàng sở hữu email doanh nghiệp chuyên nghiệp chưa? Hãy bắt đầu với dịch vụ Google Workspace hoặc Microsoft 365, hoặc liên hệ với Adtimin để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ triển khai nhanh chóng, tiết kiệm.