Email được biết đến là công cụ giao tiếp trực tuyến chuyên nghiệp đối với mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Đây là cầu nối giúp hàng triệu người trên với giới học tập và làm việc nhanh chóng hiệu quả. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể phản hồi email ngay lập tức. Vậy nên làm cách nào để bạn tạo sẵn mẫu “email trả lời tự động” giúp bạn giữ kết nối, tạo sự tin tưởng và đảm bảo người gửi biết rằng thông tin của họ đã được tiếp nhận.
Email trả lời tự động là gì?
Email trả lời tự động (auto-reply email hoặc autoresponder) là một tính năng được cài đặt sẵn trong hệ thống email như Gmail, Outlook,… nhằm mục đích trả lời email đến người gửi nhanh nhất khi bạn nhận được email từ họ. Email trả lời tự động thường sử dụng trong các trường hợp như xác nhận đơn hàng, khi bạn đi công tác, kỳ nghỉ, bận rộn, nhắc nhỡ thanh toán, chúc mừng sinh nhật, email khảo sát,….
Nội dung email người dùng sẽ soạn sẵn, hệ thống sẽ tự động gửi (thay vì bạn phải gửi thủ công) giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi tương tác đều được xử lý kịp thời. Không những thế, email trả lời tự động còn luôn đảm bảo cho khách hàng hoặc đối tác nhận phản hồi kịp thời, ngay cả khi bạn không trực tiếp thao tác.
Lợi ích của email trả lời tự động
Tiết kiệm thời gian
Giúp bạn dễ dàng tạo các luồn email automation, giải phóng thời gian cho bạn tập trung vào những công việc khác quan trọng hơn. Cùng một nội dung email thông báo rằng bạn tạm nghỉ phép đến khách hàng và đối tác thì hệ thống sẽ thay bạn.
Nâng cao và thể hiện sự chuyên nghiệp
Khách hàng/ đối tác sẽ đánh giá cao sự phản hồi nhanh chóng của bạn nếu họ nhận được phản hồi email ngay. Điều này sẽ ghi điểm trong mắt họ, thể hiện bạn là người coi trọng họ, thái độ làm việc và hỗ trợ nhanh chóng. Ngoài ra, điều này như thông báo họ biết email của họ đã được gửi thành công.
Giữ chân khách hàng
Nếu khách hàng gửi email đặt hàng nhưng chờ quá lâu để nhận phản hồi từ bạn họ dễ chán nản và tìm đơn vị cung cấp khác. Hiện nay khách hàng mong muốn được hỗ trợ nhanh chóng. Vậy nên, email trả lời tự động sẽ là cánh tay đắc lực hỗ trợ bạn ngay khi nhận được email yêu cầu từ khách. Họ cảm thấy được quan tâm, từ đó tăng sự hài lòng.
Giảm thiểu rủi ro và sai sót
Email automation giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót bằng cách đảm bảo rằng các quy trình gửi email diễn ra một cách chính xác và nhất quán mà không cần sự can thiệp thủ công từ nhân viên. Điều này loại bỏ khả năng xảy ra lỗi do con người, như gửi email sai địa chỉ hoặc gửi thông tin không chính xác.
Mẫu email trả lời tự động tham khảo
Mẫu 1 – Nghỉ phép cá nhân
Xin chào,
Tôi hiện đang nghỉ phép từ ngày 01/09 đến 03/09 và sẽ không thể phản hồi email ngay.
Nếu cần hỗ trợ gấp, vui lòng liên hệ số điện thoại: 0918 437 227.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu 2 – Chăm sóc khách hàng
Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi.
Email của bạn đã được tiếp nhận và bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ phản hồi trong vòng 24 giờ.
Trân trọng,
Đội ngũ CSKH – [Tên công ty]
Mẫu 3 – Xác nhận đã nhận email
Xin chào,
Email của bạn đã được tiếp nhận. Chúng tôi sẽ xem xét và phản hồi trong thời gian sớm nhất.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng.
Cách tạo email tự động trả lời trên Gmail
Bạn dễ dàng tạo email tự động trả lời như sau:
Bước 1: Đăng nhập Gmail → nhấn biểu tượng Cài đặt (Settings) → chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
Bước 2: Chọn tab Chung (General) → kéo xuống phần Trả lời tự động (Vacation Responder).
Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn Bật thư trả lời tự động và điền các thông tin cần thiết như:
+ Ngày bắt đầu và ngày kết thúc: Bạn cần thiết lập khoảng thời gian cụ thể mà email tự động sẽ hoạt động. Hoặc nếu bạn muốn nó hoạt động vô thời hạn, hãy để trống ngày kết thúc.
+ Chủ đề: Bạn cần soạn một tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng như Cảm ơn đã liên hệ, tối sẽ phản hồi sớm,….
+ Nội dung email: Bạn cần soạn một nội dung đầy đủ thông tin, chẳng hạn như bạn đang vắng mặt, thời gian bạn sẽ quay lại, hoặc thông tin liên hệ của một người thay thế trong trường hợp khẩn cấp.
Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấp vào Lưu thay đổi ở cuối trang để hoàn tất.
Mẹo nhỏ: Nên giữ nội dung email ngắn gọn, lịch sự, và cung cấp ít nhất một thông tin liên hệ thay thế.
Cách tạo email trả lời tự động trên Outlook
Bước 1: Mở Outlook trên trình duyệt. Sau đó, bạn thực hiện thao tác đi đến tab Cài đặt (Setting) ở bên góc bên phải giao diện màn hình.
Bước 2: Tiếp theo, bạn cần nhấp vào Account (Tài khoản) → chọn Automatic Replies (Trả lời tự động).
Bước 3: Trong hộp thoại mới, bạn cần bật công tắc sang phải Turn on auto-reply (Trả lời tự động đang bật).
Bước 4: Bạn có thể thiết lập thời gian cụ thể bằng cách chọn Only send during this time range (Chỉ gửi trong khoảng thời gian này) và điền ngày giờ bắt đầu, kết thúc. Nếu bạn không chọn, hệ thống phản hồi tự động sẽ hoạt động liên tục cho đến khi bạn thực hiện tắt đi.
Bước 5: Nền tảng Outlook cho phép bạn tùy chỉnh nội dung email cho người gửi bên trong tổ chức của bạn và người gửi bên ngoài.
- Trong tab Inside My Organization (Chỉ gửi trả lời tự động trong tổ chức của bạn), bạn có thể soạn tin nhắn dành riêng cho đồng nghiệp.
- Trong tab Outside My Organization (Gửi trả lời bên ngoài tổ chức của bạn), bạn hãy soạn một tin nhắn chuyên nghiệp hơn cho khách hàng hoặc đối tác. Bạn cũng có thể chọn chỉ gửi cho những người trong danh bạ của mình.
Bước 6: Cuối cùng, bạn chỉ cần soạn nội dung chi tiết cho email và bấm vào Lưu để lưu cài đặt hoàn tất.
Ngoài ra, Outlook còn cho phép tạo quy tắc nâng cao như: chỉ gửi trả lời cho email đến từ công ty, hoặc chỉ cho một nhóm người nhất định.
Lưu ý khi tạo email trả lời tự động
- Không viết quá dài dòng: Nội dung nên ngắn gọn, dễ hiểu.
- Tránh cung cấp thông tin nhạy cảm: Ví dụ như địa chỉ nhà, lịch trình chi tiết.
- Luôn có phương án liên hệ thay thế: Số điện thoại, email đồng nghiệp hoặc hotline.
- Kiểm tra lại trước khi kích hoạt: Đảm bảo không có lỗi chính tả hay sai sót.
Adtimin vừa hướng dẫn cách tạo email trả lời tự động hiệu quả, đơn giản. Nhờ email trả lời tự động, người nhận sẽ không cảm thấy bị bỏ quên, còn bạn thì duy trì được sự chuyên nghiệp ngay cả khi vắng mặt. Chúc các bạn thành công. Liên hệ Adtimin qua hotline 0918437227 – 0917.457.337 để được hỗ trợ nếu bạn chưa thao tác được nhé!